各学院，机关各部、处、室，各有关直属单位：
    为准确、完整、系统地收集、保存学校2013年的文件材料，根据《高等学校档案管理办法》有关规定，现就做好归档工作通知如下：
    一、归档范围和归档时间：
    (1)机关各部、处、室，各有关直属单位形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料，经系统整理后应在5月底前归档。
    (2)各教学单位形成的教学综合管理文件材料，经系统整理后应在5月底前归档，2014届学生学业成绩表、学籍表应在11月底前归档。
    (3)科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收（竣工）后3个月内归档。
    二、质量要求：
    (1)归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。
    (2)实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档；电子文件归档时，必须同时提供纸质文件。
    (3)本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。
    (4)声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。
    (5)毕业班合影照片尺寸控制在长30CM，宽25CM。
    三、归档程序：
    各归档单位兼职档案员(名单见校行字[2014]9号文)负责统一向综合档案室移交文件材料，移交时填写《淮北师范大学大学档案移交(接收)登记簿》，一式二份，由移交单位和综合档案室相关人员签字移交，归档单位和综合档案室各执一份，以备查验。
    四、学校综合档案室现已搬迁至图书馆北楼六楼， 电话：3802097    邮箱：751393386@qq.com
    特此通知。

                                                                                                          学校办公室
                                                                                                        2014年5月22日

附件：淮北师范大学档案移交(接收)登记簿.doc